1. Nỗi khổ tâm của người mới làm chủ: Càng dễ dãi càng dễ "vỡ trận"
Sai lầm lớn nhất của chị em chúng mình là thường quản lý theo tình cảm và cảm tính:
- Tư duy "tiện tay làm luôn": Thấy quầy bar bận thì bảo bạn phục vụ vào pha chế phụ, thấy sảnh đông thì bảo bạn thu ngân chạy ra bưng bê. Việc làm việc chéo này ban đầu tưởng là linh hoạt, nhưng khi đông khách sẽ tạo thành mớ bòng bong. Ly nước pha xong không ai bưng, khách đứng chờ thanh toán thì không thấy thu ngân đâu.
- Không quy được trách nhiệm khi thất thoát: Khi một chai siro ngoại đắt tiền bị hỏng hay tiền két bị hụt, vì không có ai chịu trách nhiệm cụ thể nên các bạn sẽ đùn đẩy cho nhau. Kết quả là chủ quán đành ngậm ngùi tự móc tiền túi ra bù lỗ.
- Nhân viên nhảy việc liên tục: Đa số nhân viên quán cafe là các bạn sinh viên làm part-time. Nếu chị em không có bản mô tả công việc rõ ràng ngay từ ngày đầu, các bạn sẽ cảm thấy mập mờ, làm việc quá tải và sẵn sàng bỏ việc đột xuất.
2. Phân chia sơ đồ nhân sự rõ ràng: Ít người cũng phải rạch ròi!
Dù quán của chị em có quy mô to hay nhỏ, việc phân định ranh giới công việc là bắt buộc:
Với quán quy mô nhỏ (Dưới 30 khách / Quán cafe mang đi)
Quán nhỏ thường chỉ có từ 2 - 3 nhân sự mỗi ca để tiết kiệm quỹ lương. Chị em có thể cho nhân viên kiêm nhiệm, nhưng tuyệt đối phải cô lập khâu tiền bạc:
- Bạn đứng quầy: Nhận order, tính tiền và trực tiếp pha chế. Chỉ duy nhất bạn này được phép mở két tiền trong ca đó.
- Bạn sảnh: Bưng bê đồ uống ra bàn, lau dọn bàn ghế và hỗ trợ dắt xe cho khách.
Với quán quy mô vừa (50 - 100 khách)
Lúc này lượng khách bắt đầu đông, chị em bắt buộc phải tách bạch 3 bộ phận riêng biệt:
- Quầy Bar: Có Barista chính chịu trách nhiệm vị đồ uống và phụ bar lo rửa ly, chuẩn bị đá, topping.
- Sảnh phục vụ: Nhân viên phục vụ đón khách, order tại bàn và dọn dẹp.
- Thu ngân: Chỉ chuyên tâm tính tiền, xuất hóa đơn, không được tự ý rời quầy.
3. Bản mô tả công việc (JD): Ai làm việc nấy, hết đường đùn đẩy
Đừng bao giờ dặn dò nhân viên bằng miệng kiểu: "Em vào làm giúp chị trông quán nhé". Hãy in hẳn một tờ giấy phân công dán ngay tại cửa phòng thay đồ:
- Pha chế (Barista): Trách nhiệm số 1 là pha chuẩn định lượng. Ly trà đào phải đúng 30ml siro, ly nâu đá phải đúng 20g bột cafe. Không được pha theo cảm giác "ước chừng" vì vừa làm đồ uống lúc ngọt lúc nhạt, vừa làm hao hụt nguyên liệu của quán. Đầu ca phải kiểm tra hạn sử dụng của sữa tươi, hoa quả.
- Thu ngân (Cashier): Người nắm giữ "túi tiền" của quán. Tiền mặt thu vào, tiền trả lại cho khách phải chính xác từng đồng. Đầu ca nhận bao nhiêu tiền lẻ, cuối ca két có bao nhiêu tiền phải đối soát khớp 100% với hệ thống máy tính tiền mới được ra về.
- Nhân viên phục vụ: Luôn ghi nhớ quy tắc 3C: Cười - Chào - Cảm ơn. Mắt phải luôn tinh ý quan sát khách: bàn nào hết nước lọc thì chủ động châm thêm, bàn nào khách uống xong thì xin phép dọn ly rỗng, và đặc biệt sau khi khách đứng dậy phải kiểm tra xem khách có để quên điện thoại, ví tiền hay không.
4. Bàn giao ca và kỷ luật: Đừng ngại "thẳng tay"
Nhiều chị em sợ nhân viên ghét nên hay xuề xòa, nhưng trong kinh doanh: Rõ ràng mới tạo ra sự thoải mái lâu dài.
Bảng kiểm tra giao ca bắt buộc (Checklist)
Khi chuyển giao giữa ca sáng và ca chiều, hai bạn trưởng ca/nhân viên phải cùng nhau kiểm tra và ký vào sổ:
- Tiền mặt: Đếm tiền trong két có khớp với doanh thu trên máy không?
- Nguyên liệu: Hạt cafe, siro, sữa hộp còn bao nhiêu?
- Vệ sinh: Máy móc đã vệ sinh sạch sẽ chưa, thùng rác đã đổ chưa? Ai nhận ca mà không kiểm tra kỹ, nếu ca sau phát hiện thiếu hụt tiền hay hỏng đồ thì người nhận ca đó phải tự chịu trách nhiệm đền bù.
Quy tắc nghỉ phép
Chị em hãy thống nhất ngay từ buổi phỏng vấn: Muốn xin nghỉ phải báo trước ít nhất 24 - 48 tiếng để quán sắp xếp người làm thay. Nghiêm cấm tuyệt đối việc nhắn tin xin nghỉ sát giờ vào ca hoặc "bặt vô âm tín". Đưa ra quy định thưởng chuyên cần xứng đáng cho các bạn đi làm đúng giờ, không nghỉ đột xuất để tạo động lực.
5. Dùng công nghệ để "bịt kín" nguy cơ gian lận
Lòng tin là tốt, nhưng công nghệ mới là thứ bảo vệ tiền của chị em an toàn nhất. Đừng bao giờ để nhân viên dùng sổ tay ghi chép hay tự do sửa giá, hủy bill!
Chị em nên trang bị một phần mềm quản lý bán hàng (POS) có tính năng phân quyền nhân viên:
- Tài khoản của nhân viên thu ngân chỉ được bấm chọn món và thanh toán.
- Nếu khách muốn Hủy món, Xóa hóa đơn hoặc Giảm giá, phần mềm sẽ yêu cầu nhập Mã PIN của Quản lý hoặc Chủ quán.
- Mọi thao tác đều được hệ thống lưu lại lịch sử rõ ràng: ai bấm, lúc mấy giờ. Nhờ vậy, nhân viên sẽ không thể "bắt tay nhau" in bill giả hay bớt tiền của quán.
- Chị em chỉ cần ở nhà mở điện thoại lên là biết chính xác ca này bán được bao nhiêu ly, bạn nào đang làm việc tích cực nhất.
Nếu chị em đang chuẩn bị mở quán và muốn tham khảo trọn bộ các biểu mẫu phân công công việc, bảng checklist giao ca cùng hướng dẫn chi tiết từ A-Z, hãy xem ngay bài viết hữu ích này nhé: sơ đồ tổ chức và quy trình quản lý nhân sự quán cafe.
Kinh doanh quán cafe tuy vất vả nhưng nếu chị em xây dựng được một bộ máy nhân sự tự giác, quy trình giao việc rõ ràng ngay từ đầu thì việc làm chủ sẽ trở nên nhẹ nhàng và thảnh thơi hơn rất nhiều.
