Bước 1: hiểu rõ vấn đề của khách hàng
Mục tiêu: tập trung bài thuyết trình vào những vấn đề khách hàng đang găp phải
Không có một giải pháp dành cho mọi vấn đề, thậm chí trong cùng một ngành, mỗi khách hàng sẽ có những vấn để của riêng họ. Do đó, công việc của bạn là phải nắm rõ nhu cầu khách hàng và tập trung xoáy vào những quan tâm chính của họ.
Để làm được điều này, cần nghiên cứu kĩ khách hàng. Nên bắt đầu tìm hiểu thông tin trên website hay các công cụ khác như báo, tạp chí. “Khách hàng thường cho là bạn đã hiểu rõ về ngành kinh doanh của họ thông qua những công cụ phổ biến như website, mạng xã hội…” theo Kyla O’Connell, chuyên gia tư vấn bán hàng và hiện là giám đốc phát triển kinh doanh tại một agency cho biết, “Sẽ là rất dại dột khi bước vào gặp khách hàng với câu hỏi đầu tiên như ‘Tầm nhìn công ty bạn là gì?’ Thực tế khách hàng đã cho là bạn đã nắm rõ những thông tin đó rồi.” Do đó hãy nghiên cứu kĩ về khách hàng và cả đối thủ của họ.
Internet là công cụ tìm kiếm thông tin hiệu quả, nhưng những kiến thức góp nhặt được khi nói chuyện trực tiếp với khách hàng sẽ vô cùng quý giá. Chính vì vậy, bạn cần tìm một người “quen” bên trong công ty khách hàng, người có thể cung cấp cho bạn những thông tin giá trị này. Hãy tận dụng các mối quan hệ xã hội để tìm một “tay trong”, người có thể cho bạn biết những gì đang diễn ra ở phía bên kia cánh cửa – đặc biệt là những vấn đề “đau đầu” hay những mối quan tâm hàng đầu mà khách hàng đang gặp phải.
Cuối cùng, hãy tìm hiểu kĩ về người sẽ ra quyết định chính. Khách hàng cũng có thể đang trong tình trạng căng thẳng vì chưa tìm ra vấn đề và có thể đối mặt với khả năng mất việc. Một khi đã xác định được vấn đề nằm ở đâu, bài thuyết trình nên định vị sản phẩm hay dịch vụ như là giải pháp giải quyết vấn đề của họ. Khách hàng luôn sẵn sàng lắng nghe khi họ nhận thấy nội dung bài thuyết trình có liên quan tới tình huống, vấn đề của bản thân họ.
Cần làm: nghiên cứu kĩ ngành của khách hàng
Hiểu được quy trình hoạt động và ai là người ra quyết định chính trong công ty khách hàng là một phần quan trọng tạo nên hiệu quả bán hàng. Tuy nhiên không nên quên bức tranh lớn hơn: những xu hướng đang diễn ra trong ngành. Bạn cần theo dõi các tạp chí chuyên ngành, hội thảo, bản tin, hay những cộng đồng trực tuyến để cập nhật những kiến thức này.
Vào 2001, ban lãnh đạo tại IBM đã thăm dò khách hàng để tìm hiểu xem các nhân viên kinh doanh của mình thiếu những kĩ năng gì. Câu trả lời – theo một bài phỏng vấn trên tạp chí Quản lí Tiếp thị và Bán hàng – là nhân viên kinh doanh của họ không có đủ kiến thức chuyên sâu về ngành nghề của khách hàng. IBM đã huấn luyện lại đội ngũ kinh doanh để mỗi nhân viên trở thành một chuyên gia trong ngành. Đội ngũ này được tái tổ chức thành từng nhóm dựa trên quy mô, ngành nghề và địa điểm của khách hàng. Bước chuyển này giúp quy trình phản hồi thông tin cho khách hàng nhanh hơn do nhân viên kinh doanh không cần phải chờ hướng dẫn từ cấp cao hơn hay những đồng ng+hiệp có kiến thức chuyên ngành hơn mình.
Bước 2: thiết kế bài thuyết trình biết “ca hát” – không phải ru ngủ
Mục tiêu: tạo ra bài thuyết trình có tính gắn kết và tập trung vào khách hàng
Hãy dẫn dắt bài thuyết trình đi theo một câu chuyện có mở đầu, nội dung chính và phần kết luận. Dean Brenner, chuyên gia tại công ty tư vấn truyền thông Latimer Group, luôn nhắc nhở các nhân viên của mình ngồi xuống và viết ra câu chuyện họ muốn kể trước khi phác thảo bài thuyết trình. Bắt đầu xác định mục tiêu bằng cách trả lời 2 câu hỏi sau: Tôi muốn đạt được điều gì? Tôi muốn người nghe nghĩ gì sau khi kết thúc bài thuyết trình? Nếu đối thủ bán sản phẩm với giá rẻ hơn, mục tiêu của bạn là cho khách hàng thấy những giá trị đằng sau bảng báo giá, theo Brenner, toàn bộ bài thuyết trình nên có cấu trúc rõ ràng về những điểm chính bạn cần truyền đạt.
Hãy làm rõ thông điệp truớc khi đưa chúng lên các tài liệu thuyết trình, brochure… “Những tài liệu này chỉ đơn thuần là bản khắc họa câu chuyện bạn đang muốn kể. Nên đưa ra một hình ảnh, đoạn video hay mẫu thiết kế để làm rõ một điểm nào đó và cần tránh sử dụng quá nhiều chữ trong các slide liên tục. Rất nhiều nhân viên bán hàng sử dụng Power Point như là điểm tựa chỉ để đọc nội dung trên slide cho khách hàng. Cũng theo Brenner, quan trọng nhất cần tránh sai lầm “đáng xấu hổ” là biến buổi thuyết trình thành buổi giới thiệu về công ty và không đá động gì tới những vấn đề của khách hàng.
Checklist: xây dựng bài thuyết trình.
Trước khi vào phòng họp, cần chắc chắn bạn đã sắp xếp mọi thứ theo trật tự. Dưới đây là những việc chắc chắn bạn không muốn quên:
* Xác định nội dung chính và điều chỉnh theo từng khách hàng cụ thể
* Viết ra những mục tiêu cho buổi họp
* Tận dụng kiến thức để thấu hiểu khách hàng, biến chúng trở thành câu chuyện với mở đầu, nội dung chính và kết luận rõ ràng liền mạch.
* Sử dụng hiệu ứng hình ảnh để minh họa cho câu chuyện
* Hạn chế sử dụng thuật ngữ chuyên ngành hay nội dung dễ gây nhầm lẫn
* Thực tập, thực tập và thực tập
* Lấy ý kiến phản hồi từ người hỗ trợ hay đồng nghiệp trước buổi thuyết trình
Bước 3: nói như một chuyên gia
Mục tiêu: làm cho bài thuyết trình thuyết phục, sáng tạo và đáng tin cậy
1. Tạo chứng cứ vững chắc và thuyết phục
Khi không thể đưa ra được những luận điểm vững chắc, mọi người thường bổ xung bằng những dữ liệu không có tính liên kết. Đây là một sai lầm. Dữ liệu nên được tận dụng để làm cho luận điểm đáng tin hơn, nhưng nếu không có luận điểm, dữ liệu sẽ không còn ý nghĩa. Nhân viên kinh doanh nên suy nghĩ như luật sư: tạo ra những luận điểm chắc chắn với nhiều dữ liệu chứng minh để thuyết phục những quan tòa khó tính nhất.
2. Tạo sự thu hút và sáng tạo
Bạn có thể sở hữu nội dung thuyết trình tốt, nhưng cách diễn đạt cần phải khôn ngoan. Cần tránh cách nói chung chung hoặc những hình ảnh minh họa nhàm chán. Cố gắng đưa thêm ví dụ thực tế từ khách hàng, bên cạnh đó có thể kể những câu chuyện để dẫn chứng. Sử dụng kĩ năng phân tích và tự hỏi rằng liệu mình có thực sự nắm rõ nội dung bài thuyết trình và điều gì tạo nên sự khác biệt.
3. Nói với giọng thành thật
Không ai thích một người tỏ ra điệu bộ. Bạn sẽ không muốn nghe Eddie Murphy đọc lời thoại thay cho Robin Williams. Cả hai đều là những diễn viên chuyên nghiệp, nhưng mỗi người đều có những phong cách riêng. Nhân viên kinh doanh cũng không ngoại lệ. Đừng giả vờ rằng bạn biết những thứ mà thực tế mình không biết hay sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên ngành. Hãy là chính bạn, luôn luôn có mặt khi khách hàng cần và luôn nhớ rằng khách hàng sẽ rất khôn ngoan, họ sẽ nhận ra khi bạn đang diễn kịch.
Cần tránh nói quá nhiều thông tin
Đừng rơi vào bẫy nói cho khách hàng thông tin mà họ đã biết. Quá nhiều thông tin sẽ khiến bạn sa lầy vào bài thuyết trình, do đó bỏ qua yếu tố quan trọng là tóm tắt và nhấn mạnh những thông tin chính yếu. Việc này khiến khách hàng phải tự mình lọc ra những thông tin quan trọng thay vì tập trung phác họa lại những thông tin nhận được để nắm rõ về vấn đề. Có rất nhiều rủi ro khi đưa quá nhiều thông tin vào bài thuyết trình, người nghe sẽ nhàm chán hay có cảm giác là họ đang bị “dạy”. Tệ hơn nữa, họ sẽ lấy hết những thông tin và dữ liệu này để đưa cho một nhà cung cấp khác.
Theo www.thuatquantri.com
Mục tiêu: tập trung bài thuyết trình vào những vấn đề khách hàng đang găp phải
Không có một giải pháp dành cho mọi vấn đề, thậm chí trong cùng một ngành, mỗi khách hàng sẽ có những vấn để của riêng họ. Do đó, công việc của bạn là phải nắm rõ nhu cầu khách hàng và tập trung xoáy vào những quan tâm chính của họ.
Để làm được điều này, cần nghiên cứu kĩ khách hàng. Nên bắt đầu tìm hiểu thông tin trên website hay các công cụ khác như báo, tạp chí. “Khách hàng thường cho là bạn đã hiểu rõ về ngành kinh doanh của họ thông qua những công cụ phổ biến như website, mạng xã hội…” theo Kyla O’Connell, chuyên gia tư vấn bán hàng và hiện là giám đốc phát triển kinh doanh tại một agency cho biết, “Sẽ là rất dại dột khi bước vào gặp khách hàng với câu hỏi đầu tiên như ‘Tầm nhìn công ty bạn là gì?’ Thực tế khách hàng đã cho là bạn đã nắm rõ những thông tin đó rồi.” Do đó hãy nghiên cứu kĩ về khách hàng và cả đối thủ của họ.
Internet là công cụ tìm kiếm thông tin hiệu quả, nhưng những kiến thức góp nhặt được khi nói chuyện trực tiếp với khách hàng sẽ vô cùng quý giá. Chính vì vậy, bạn cần tìm một người “quen” bên trong công ty khách hàng, người có thể cung cấp cho bạn những thông tin giá trị này. Hãy tận dụng các mối quan hệ xã hội để tìm một “tay trong”, người có thể cho bạn biết những gì đang diễn ra ở phía bên kia cánh cửa – đặc biệt là những vấn đề “đau đầu” hay những mối quan tâm hàng đầu mà khách hàng đang gặp phải.
Cuối cùng, hãy tìm hiểu kĩ về người sẽ ra quyết định chính. Khách hàng cũng có thể đang trong tình trạng căng thẳng vì chưa tìm ra vấn đề và có thể đối mặt với khả năng mất việc. Một khi đã xác định được vấn đề nằm ở đâu, bài thuyết trình nên định vị sản phẩm hay dịch vụ như là giải pháp giải quyết vấn đề của họ. Khách hàng luôn sẵn sàng lắng nghe khi họ nhận thấy nội dung bài thuyết trình có liên quan tới tình huống, vấn đề của bản thân họ.
Cần làm: nghiên cứu kĩ ngành của khách hàng
Hiểu được quy trình hoạt động và ai là người ra quyết định chính trong công ty khách hàng là một phần quan trọng tạo nên hiệu quả bán hàng. Tuy nhiên không nên quên bức tranh lớn hơn: những xu hướng đang diễn ra trong ngành. Bạn cần theo dõi các tạp chí chuyên ngành, hội thảo, bản tin, hay những cộng đồng trực tuyến để cập nhật những kiến thức này.
Vào 2001, ban lãnh đạo tại IBM đã thăm dò khách hàng để tìm hiểu xem các nhân viên kinh doanh của mình thiếu những kĩ năng gì. Câu trả lời – theo một bài phỏng vấn trên tạp chí Quản lí Tiếp thị và Bán hàng – là nhân viên kinh doanh của họ không có đủ kiến thức chuyên sâu về ngành nghề của khách hàng. IBM đã huấn luyện lại đội ngũ kinh doanh để mỗi nhân viên trở thành một chuyên gia trong ngành. Đội ngũ này được tái tổ chức thành từng nhóm dựa trên quy mô, ngành nghề và địa điểm của khách hàng. Bước chuyển này giúp quy trình phản hồi thông tin cho khách hàng nhanh hơn do nhân viên kinh doanh không cần phải chờ hướng dẫn từ cấp cao hơn hay những đồng ng+hiệp có kiến thức chuyên ngành hơn mình.
Bước 2: thiết kế bài thuyết trình biết “ca hát” – không phải ru ngủ
Mục tiêu: tạo ra bài thuyết trình có tính gắn kết và tập trung vào khách hàng
Hãy dẫn dắt bài thuyết trình đi theo một câu chuyện có mở đầu, nội dung chính và phần kết luận. Dean Brenner, chuyên gia tại công ty tư vấn truyền thông Latimer Group, luôn nhắc nhở các nhân viên của mình ngồi xuống và viết ra câu chuyện họ muốn kể trước khi phác thảo bài thuyết trình. Bắt đầu xác định mục tiêu bằng cách trả lời 2 câu hỏi sau: Tôi muốn đạt được điều gì? Tôi muốn người nghe nghĩ gì sau khi kết thúc bài thuyết trình? Nếu đối thủ bán sản phẩm với giá rẻ hơn, mục tiêu của bạn là cho khách hàng thấy những giá trị đằng sau bảng báo giá, theo Brenner, toàn bộ bài thuyết trình nên có cấu trúc rõ ràng về những điểm chính bạn cần truyền đạt.
Hãy làm rõ thông điệp truớc khi đưa chúng lên các tài liệu thuyết trình, brochure… “Những tài liệu này chỉ đơn thuần là bản khắc họa câu chuyện bạn đang muốn kể. Nên đưa ra một hình ảnh, đoạn video hay mẫu thiết kế để làm rõ một điểm nào đó và cần tránh sử dụng quá nhiều chữ trong các slide liên tục. Rất nhiều nhân viên bán hàng sử dụng Power Point như là điểm tựa chỉ để đọc nội dung trên slide cho khách hàng. Cũng theo Brenner, quan trọng nhất cần tránh sai lầm “đáng xấu hổ” là biến buổi thuyết trình thành buổi giới thiệu về công ty và không đá động gì tới những vấn đề của khách hàng.
Checklist: xây dựng bài thuyết trình.
Trước khi vào phòng họp, cần chắc chắn bạn đã sắp xếp mọi thứ theo trật tự. Dưới đây là những việc chắc chắn bạn không muốn quên:
* Xác định nội dung chính và điều chỉnh theo từng khách hàng cụ thể
* Viết ra những mục tiêu cho buổi họp
* Tận dụng kiến thức để thấu hiểu khách hàng, biến chúng trở thành câu chuyện với mở đầu, nội dung chính và kết luận rõ ràng liền mạch.
* Sử dụng hiệu ứng hình ảnh để minh họa cho câu chuyện
* Hạn chế sử dụng thuật ngữ chuyên ngành hay nội dung dễ gây nhầm lẫn
* Thực tập, thực tập và thực tập
* Lấy ý kiến phản hồi từ người hỗ trợ hay đồng nghiệp trước buổi thuyết trình
Bước 3: nói như một chuyên gia
Mục tiêu: làm cho bài thuyết trình thuyết phục, sáng tạo và đáng tin cậy
1. Tạo chứng cứ vững chắc và thuyết phục
Khi không thể đưa ra được những luận điểm vững chắc, mọi người thường bổ xung bằng những dữ liệu không có tính liên kết. Đây là một sai lầm. Dữ liệu nên được tận dụng để làm cho luận điểm đáng tin hơn, nhưng nếu không có luận điểm, dữ liệu sẽ không còn ý nghĩa. Nhân viên kinh doanh nên suy nghĩ như luật sư: tạo ra những luận điểm chắc chắn với nhiều dữ liệu chứng minh để thuyết phục những quan tòa khó tính nhất.
2. Tạo sự thu hút và sáng tạo
Bạn có thể sở hữu nội dung thuyết trình tốt, nhưng cách diễn đạt cần phải khôn ngoan. Cần tránh cách nói chung chung hoặc những hình ảnh minh họa nhàm chán. Cố gắng đưa thêm ví dụ thực tế từ khách hàng, bên cạnh đó có thể kể những câu chuyện để dẫn chứng. Sử dụng kĩ năng phân tích và tự hỏi rằng liệu mình có thực sự nắm rõ nội dung bài thuyết trình và điều gì tạo nên sự khác biệt.
3. Nói với giọng thành thật
Không ai thích một người tỏ ra điệu bộ. Bạn sẽ không muốn nghe Eddie Murphy đọc lời thoại thay cho Robin Williams. Cả hai đều là những diễn viên chuyên nghiệp, nhưng mỗi người đều có những phong cách riêng. Nhân viên kinh doanh cũng không ngoại lệ. Đừng giả vờ rằng bạn biết những thứ mà thực tế mình không biết hay sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên ngành. Hãy là chính bạn, luôn luôn có mặt khi khách hàng cần và luôn nhớ rằng khách hàng sẽ rất khôn ngoan, họ sẽ nhận ra khi bạn đang diễn kịch.
Cần tránh nói quá nhiều thông tin
Đừng rơi vào bẫy nói cho khách hàng thông tin mà họ đã biết. Quá nhiều thông tin sẽ khiến bạn sa lầy vào bài thuyết trình, do đó bỏ qua yếu tố quan trọng là tóm tắt và nhấn mạnh những thông tin chính yếu. Việc này khiến khách hàng phải tự mình lọc ra những thông tin quan trọng thay vì tập trung phác họa lại những thông tin nhận được để nắm rõ về vấn đề. Có rất nhiều rủi ro khi đưa quá nhiều thông tin vào bài thuyết trình, người nghe sẽ nhàm chán hay có cảm giác là họ đang bị “dạy”. Tệ hơn nữa, họ sẽ lấy hết những thông tin và dữ liệu này để đưa cho một nhà cung cấp khác.
Theo www.thuatquantri.com
