Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử chỉ với 6 bước đơn giản

[Quyen Opus]

Trong thời đại công nghệ số, nơi tốc độ và tính linh hoạt là yếu tố sống còn, việc in ấn, ký tay và chuyển phát hợp đồng giấy đang dần trở nên lỗi thời. Thay vào đó, ký hợp đồng điện tử chỉ với vài thao tác trên máy tính hoặc điện thoại đang mở ra một “cuộc cách mạng” trong giao dịch, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng hiệu quả quản trị hợp đồng.
Vậy cách ký hợp đồng điện tử như thế nào, làm sao để đảm bảo tính pháp lý, và cần những công cụ gì để thực hiện mọi lúc, mọi nơi? Bài viết này sẽ là “chìa khóa” giúp bạn nắm vững cách làm hợp đồng điện tử, quy trình, công nghệ và những lưu ý cần thiết để tự tin ký kết hợp đồng điện tử trong kỷ nguyên số.

Ký hợp đồng điện tử là gì?​

Ký hợp đồng điện tử là giải pháp thay thế chữ ký tay bằng công nghệ, giúp ký kết trực tuyến nhanh chóng mà không cần in ấn hay gửi giấy tờ. Hiện nay, một trong những nền tảng tiên phong tại Việt Nam trong lĩnh vực này là Tasken Sign – sản phẩm thuộc hệ sinh thái văn phòng điện tử Tasken e-Office, hỗ trợ doanh nghiệp ký hợp đồng bằng chữ ký số, mọi nơi với độ bảo mật cao và tuân thủ pháp luật. Đây không chỉ là một giải pháp công nghệ, mà còn là bước chuyển mình mạnh mẽ trong chiến lược chuyển đổi số của mọi tổ chức, từ doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn lớn.


Giải pháp từ Tasken Legal

Lợi ích vượt trội:​

• Tiết kiệm thời gian: Không mất thời gian chờ đợi người ký, luân chuyển giấy tờ.
• Tối ưu chi phí: Không còn chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ.
• An toàn, minh bạch: Lưu trữ có hệ thống, không thất lạc, có truy vết.
• Ký mọi nơi: Chỉ cần thiết bị có kết nối Internet.

So sánh cách ký hợp đồng truyền thống và điện tử​

Tiêu chí	Ký hợp đồng truyền thống	Ký hợp đồng điện tử với Tasken Sign
Thời gian xử lý	2-5 ngày tùy bên liên quan	Chỉ vài phút
Chi phí in ấn, vận chuyển	Cao	Gần như bằng 0
Tính pháp lý	Có, nhưng phụ thuộc vào bản giấy	Có, được xác nhận qua chữ ký số/chứng thư số
Khả năng truy vết	Thấp, phải lưu hồ sơ thủ công	Cao, hệ thống tự động ghi lại toàn bộ lịch sử thao tác kèm thời điểm chính xác
Lưu trữ	Dễ mất, khó tìm, tốn không gian	Lưu trên cloud, truy cập dễ dàng
Mức độ bảo mật	Trung bình	Cao, hỗ trợ mã hóa, phân quyền truy cập
Tính linh hoạt	Ký tại chỗ, giới hạn không gian	Ký mọi lúc, mọi nơi qua Internet

Cách ký hợp đồng điện tử trên Tasken Sign​

Chữ ký số được tích hợp trong hợp đồng điện tử
Tasken Sign là nền tảng ký hợp đồng bằng chữ ký số nằm trong hệ sinh thái văn phòng điện tử Tasken e-Office, được thiết kế chuyên biệt cho doanh nghiệp, hỗ trợ đầy đủ cả ký điện tử lẫn chữ ký số từ xa. Bạn muốn biết cách tạo hợp đồng điện tử và cách ký hợp đồng bằng chữ ký số? Hãy làm theo các bước sau:

Quy trình chi tiết với 6 bước như sau:​

Bước 1: Tạo hợp đồng điện tử​

• Soạn thảo nội dung hợp đồng với đầy đủ điều khoản, thông tin pháp lý và các bên liên quan.
• Lưu tài liệu dưới định dạng phổ biến như .docx hoặc .pdf để đảm bảo tính tương thích với hệ thống.

Bước 2: Đăng nhập và tải hợp đồng lên Tasken Sign​

• Truy cập vào nền tảng Tasken Sign bằng tài khoản được cấp tại đường dẫn https://tasken.io
• Tạo mới yêu cầu ký, đặt tiêu đề cho tài liệu, mô tả nội dung hợp đồng, và upload file hợp đồng.

Hình ảnh minh họa form tạo hợp đồng

Bước 3: Thiết lập luồng ký và người tham gia​

• Chỉ định người duyệt và người ký theo trình tự hoặc đồng thời.
• Có thể thiết lập luồng ký phức tạp theo nhiều cấp: giám đốc -> trưởng phòng -> nhân viên.
• Hệ thống sẽ gửi thông báo tự động đến từng người theo đúng quy trình đã định.

Thiết lập luồng ký và người tham gia

Bước 4: Cấu hình chữ ký và vị trí ký​

• Kéo thả chữ ký điện tử hoặc vị trí ký số vào tài liệu tại nơi cần xác nhận.
• Với chữ ký số, bạn có thể chọn ký bằng USB Token, SmartCA hoặc ký số từ xa thông qua các nhà cung cấp được tích hợp.

Bước 5: Tiến hành phê duyệt và ký hợp đồng điện tử​

• Người nhận được yêu cầu ký có thể kiểm tra nội dung hợp đồng trực tiếp trên nền tảng.
• Sau khi đồng ý, xác thực danh tính bằng OTP, chứng thư số hoặc phương thức xác minh đã thiết lập.
• Hệ thống chèn chữ ký kèm dấu thời gian, xác thực toàn vẹn văn bản.

Quá trình phê duyệt hợp đồng điện tử

Bước 6: Hoàn tất và lưu trữ hợp đồng​

• Sau khi tất cả các bên hoàn tất ký, hợp đồng được tự động lưu trữ trong hệ thống quản lý tài liệu của Tasken.
• Người quản trị hoặc các bên liên quan có thể tìm kiếm, xuất bản hoặc chia sẻ nội bộ dễ dàng.

Hoàn tất hợp đồng nhanh – Tiết kiệm tối đa​

Chỉ với 6 bước ký kết hợp đồng điện tử trên Tasken Sign, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian xử lý từ vài ngày xuống chỉ vài phút. Không còn chi phí in ấn, vận chuyển hay lưu trữ giấy tờ cồng kềnh, mọi thứ đều được số hóa, bảo mật và truy xuất dễ dàng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm hàng chục giờ làm việc mỗi tháng, mà còn tối ưu ngân sách và tăng tốc độ ra quyết định trong mọi giao dịch.

Bắt Tay Vào Ký, Mở Lối Thành Công​

Đừng để những quy trình ký tay lỗi thời làm chậm bước tiến của bạn. Hãy số hóa hợp đồng bằng cách ký hợp đồng bằng chữ ký số ngay hôm nay để tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng hiệu quả. Hãy để OPUS SOLUTION đồng hành cùng bạn trong hành trình này.

Các bài viết liên quan​

Hợp đồng điện tử là gì?
Tính pháp lý của hợp đồng điện tử và 4 ưu điểm vượt trội