Trong môi trường làm việc hiện đại, “đa nhiệm” không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên, việc cùng lúc xử lý quá nhiều dự án, công việc và báo cáo dễ khiến nhân viên và nhà quản lý rơi vào trạng thái “quá tải”, khi to-do list ngày càng dài, email dồn dập và deadline cứ liên tục trùng nhau. Đó là lúc phần mềm quản lý dự án trở thành “trợ thủ” đắc lực giúp doanh nghiệp giữ nhịp công việc, theo dõi tiến độ, giảm căng thẳng và duy trì hiệu suất ổn định. Bài viết này chia sẻ 6 mẹo thực tế giúp bạn tận dụng tối đa phần mềm quản lý dự án, tránh tình trạng làm việc chồng chéo và quản lý hỗn loạn.
Những sai lầm phổ biến khi sử dụng phần mềm quản lý dự án
Trước khi học cách dùng phần mềm quản lý dự án hiệu quả, doanh nghiệp cần nhìn lại một điều: vì sao đã triển khai phần mềm mà vẫn… quá tải như cũ? Không ít công ty đầu tư hàng chục triệu đồng vào phần mềm quản lý công việc, kỳ vọng giúp đội ngũ làm việc có hệ thống hơn, báo cáo gọn gàng hơn. Nhưng sau vài tháng, tiến độ dự án vẫn trễ, công việc vẫn chồng chéo, nhân viên vẫn kêu “không theo kịp deadline”.
Nguyên nhân thực ra không nằm ở công cụ, mà nằm ở cách doanh nghiệp sử dụng và vận hành phần mềm. Một phần mềm dù có mạnh mẽ đến đâu cũng không thể phát huy hiệu quả nếu quy trình rời rạc, người dùng thiếu hiểu biết, hoặc tổ chức không có cam kết sử dụng dài hạn. Dưới đây là những sai lầm phổ biến nhất mà nhiều doanh nghiệp gặp phải, đôi khi là vô tình, nhưng hậu quả thì lại rất rõ ràng.
Một ví dụ dễ thấy: công ty marketing dùng phần mềm quản lý công việc, nhưng phòng thiết kế chỉ cập nhật khi hoàn thành, còn phòng content lại tạo task nhỏ lẻ cho từng bài viết. Kết quả là tiến độ tổng không thể đo lường được, báo cáo luôn sai lệch và phần mềm trở thành “kho lưu trữ task”, chứ không phải công cụ quản trị dự án thực thụ.
Khi quy trình không được chuẩn hóa, phần mềm mất tác dụng. Nó không giúp giảm tải mà còn khiến người dùng thêm áp lực vì phải vừa làm việc, vừa cập nhật, vừa đối chiếu thông tin.
Hệ quả là phần mềm trở thành “công cụ song song”: vừa có hệ thống, vừa có sổ tay, vừa có bảng tính. Mỗi người làm theo cách riêng, dữ liệu bị chia cắt và việc quản lý lại trở nên nặng nề hơn. Nhiều nhân viên còn cảm thấy phần mềm “rườm rà”, “khó dùng”, “mất thời gian”, trong khi thực tế họ chỉ chưa hiểu hết giá trị của nó. Đây là lý do mà nhiều dự án triển khai phần mềm thất bại không phải vì tính năng yếu, mà vì con người chưa sẵn sàng thay đổi cách làm việc.
Thực tế, phần mềm quản lý dự án cần thời gian để làm quen và tích lũy dữ liệu. Chỉ khi có đủ thông tin, hệ thống mới phát huy được sức mạnh trong việc thống kê, đo lường, và tối ưu hiệu suất làm việc. Việc coi phần mềm là giải pháp tạm thời chẳng khác nào xây nhà mà không có móng trông có vẻ ổn lúc đầu, nhưng sớm muộn cũng sụp đổ.
6 mẹo dùng phần mềm quản lý dự án để tránh “quá tải công việc”
Ví dụ:
Các dashboard (bảng điều khiển) cung cấp:
Tasken Project Management – Phần mềm quản lý dự án giúp doanh nghiệp thoát khỏi “quá tải công việc”
Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp tổ chức, theo dõi và quản lý toàn bộ dự án trên một nền tảng duy nhất. Với Tasken Project Mangement, bạn có thể:
Tiêu chí giúp lựa chọn phần mềm quản lý dự án tốt
Những sai lầm phổ biến khi sử dụng phần mềm quản lý dự án
Những sai lầm phổ biến khi sử dụng phần mềm quản lý dự án
Trước khi học cách dùng phần mềm quản lý dự án hiệu quả, doanh nghiệp cần nhìn lại một điều: vì sao đã triển khai phần mềm mà vẫn… quá tải như cũ? Không ít công ty đầu tư hàng chục triệu đồng vào phần mềm quản lý công việc, kỳ vọng giúp đội ngũ làm việc có hệ thống hơn, báo cáo gọn gàng hơn. Nhưng sau vài tháng, tiến độ dự án vẫn trễ, công việc vẫn chồng chéo, nhân viên vẫn kêu “không theo kịp deadline”.
Nguyên nhân thực ra không nằm ở công cụ, mà nằm ở cách doanh nghiệp sử dụng và vận hành phần mềm. Một phần mềm dù có mạnh mẽ đến đâu cũng không thể phát huy hiệu quả nếu quy trình rời rạc, người dùng thiếu hiểu biết, hoặc tổ chức không có cam kết sử dụng dài hạn. Dưới đây là những sai lầm phổ biến nhất mà nhiều doanh nghiệp gặp phải, đôi khi là vô tình, nhưng hậu quả thì lại rất rõ ràng.
Cài đặt phần mềm nhưng không chuẩn hóa quy trình
Đây là lỗi xuất hiện ở hầu hết các doanh nghiệp lần đầu áp dụng công nghệ quản lý dự án. Mỗi phòng ban, mỗi nhóm lại có cách chia việc, đặt tên task, báo cáo khác nhau. Có nhóm tạo dự án theo khách hàng, có nhóm lại chia theo tuần, người khác thì ghi nội dung theo cảm hứng. Sau một thời gian, dữ liệu trở nên hỗn loạn, báo cáo không thống nhất, và lãnh đạo thì không thể nắm được bức tranh tổng thể.Một ví dụ dễ thấy: công ty marketing dùng phần mềm quản lý công việc, nhưng phòng thiết kế chỉ cập nhật khi hoàn thành, còn phòng content lại tạo task nhỏ lẻ cho từng bài viết. Kết quả là tiến độ tổng không thể đo lường được, báo cáo luôn sai lệch và phần mềm trở thành “kho lưu trữ task”, chứ không phải công cụ quản trị dự án thực thụ.
Khi quy trình không được chuẩn hóa, phần mềm mất tác dụng. Nó không giúp giảm tải mà còn khiến người dùng thêm áp lực vì phải vừa làm việc, vừa cập nhật, vừa đối chiếu thông tin.
Thiếu người chịu trách nhiệm chính
Một sai lầm khác là “không ai làm chủ phần mềm”. Doanh nghiệp cài phần mềm, gửi link hướng dẫn cho các phòng ban và nghĩ “mọi người sẽ tự dùng được”. Nhưng phần mềm quản lý dự án không thể tự vận hành nếu không có người theo dõi, kiểm soát và duy trì tính thống nhất. Không có ai tổng hợp báo cáo, không ai nhắc deadline, không ai giám sát việc cập nhật và thế là sau vài tuần, hệ thống rơi vào trạng thái “bỏ hoang”. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp nghĩ rằng phần mềm có tính năng tự động thì “cứ để nó chạy”, nhưng công cụ nào cũng cần con người đứng sau để điều phối. Một dự án không có người phụ trách giống như con tàu không có thuyền trưởng dù có radar hiện đại đến đâu, nó vẫn có thể đi lệch hướng.Không đào tạo đội ngũ sử dụng phần mềm
Phần mềm quản lý dự án không chỉ là chỗ nhập việc hay giao task, mà là một môi trường làm việc số. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại bỏ qua bước đào tạo. Nhân viên không hiểu cách tạo task, không biết dùng tính năng báo cáo, hoặc không nhận ra rằng chỉ cần 5 phút cập nhật trạng thái mỗi ngày có thể giúp tiết kiệm hàng giờ họp. Thế là họ quay lại thói quen cũ gửi Excel, chat nhóm, nhắn tin Zalo.Hệ quả là phần mềm trở thành “công cụ song song”: vừa có hệ thống, vừa có sổ tay, vừa có bảng tính. Mỗi người làm theo cách riêng, dữ liệu bị chia cắt và việc quản lý lại trở nên nặng nề hơn. Nhiều nhân viên còn cảm thấy phần mềm “rườm rà”, “khó dùng”, “mất thời gian”, trong khi thực tế họ chỉ chưa hiểu hết giá trị của nó. Đây là lý do mà nhiều dự án triển khai phần mềm thất bại không phải vì tính năng yếu, mà vì con người chưa sẵn sàng thay đổi cách làm việc.
Coi phần mềm là “giải pháp tạm thời”
Không ít doanh nghiệp xem việc dùng phần mềm là “thử nghiệm” dùng vài tháng xem hiệu quả ra sao, nếu không quen thì bỏ. Chính tâm lý này khiến mọi người không đầu tư nghiêm túc vào quá trình sử dụng: dữ liệu nhập cho có, báo cáo không đầy đủ, dự án không được cập nhật thường xuyên. Sau vài tuần, phần mềm trống trơn, và người ta lại quay về với cách cũ “phần mềm không hiệu quả”.Thực tế, phần mềm quản lý dự án cần thời gian để làm quen và tích lũy dữ liệu. Chỉ khi có đủ thông tin, hệ thống mới phát huy được sức mạnh trong việc thống kê, đo lường, và tối ưu hiệu suất làm việc. Việc coi phần mềm là giải pháp tạm thời chẳng khác nào xây nhà mà không có móng trông có vẻ ổn lúc đầu, nhưng sớm muộn cũng sụp đổ.
6 mẹo dùng phần mềm quản lý dự án để tránh “quá tải công việc”
6 mẹo dùng phần mềm quản lý dự án để tránh “quá tải công việc”
1. Thiết lập mục tiêu và phạm vi rõ ràng cho từng dự án
Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến “cháy việc” là không xác định rõ phạm vi dự án ngay từ đầu. Khi mọi người không biết chính xác mình đang làm gì, dự án dễ bị trượt mục tiêu, dẫn đến khối lượng công việc tăng không kiểm soát. Với phần mềm quản lý dự án, bạn có thể:- Tạo bảng mục tiêu (project goals) cho từng dự án.
- Phân chia hạng mục, nhiệm vụ (task) cụ thể cho từng thành viên.
- Đặt thời hạn, mức ưu tiên và kết quả mong đợi cho từng công việc.
2. Sử dụng lịch làm việc và nhắc nhở tự động
Khi có quá nhiều task, rất dễ bỏ sót hoặc quên deadline. Hãy tận dụng tính năng lịch làm việc (calendar view) trong phần mềm để nhìn tổng quan toàn bộ dự án, ai làm gì, khi nào đến hạn, đâu là điểm nghẽn tiến độ. Một số phần mềm quản lý dự án hiện nay cho phép:- Tự động gửi thông báo trước deadline.
- Cảnh báo khi nhiệm vụ bị trễ hạn.
- Đồng bộ lịch cá nhân với Outlook hoặc Google Calendar.
3. Phân bổ nguồn lực hợp lý và minh bạch
Không ít doanh nghiệp gặp tình huống: người này làm quá tải, người kia lại nhàn rỗi. Sử dụng phần mềm quản lý dự án cho phép bạn nhìn thấy rõ ai đang phụ trách gì, từ đó cân đối lại khối lượng công việc.Ví dụ:
- Quản lý có thể theo dõi bảng tổng hợp nhân sự dự án để biết ai đang đảm nhận quá nhiều đầu việc.
- Nếu một nhân viên có hơn 80% công việc quá hạn, hệ thống sẽ cảnh báo để sắp xếp lại.
4. Chuẩn hóa việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu
Một lỗi phổ biến khi quản lý nhiều dự án là tài liệu bị phân tán – file nằm ở email, Zalo, Drive, rồi trên máy cá nhân… khiến việc tra cứu, cập nhật hay kiểm soát phiên bản trở nên rối rắm. Giải pháp: Dùng phần mềm quản lý hồ sơ dự án có tính năng lưu trữ tài liệu tập trung. Bạn có thể:- Tải và lưu toàn bộ tài liệu dự án lên hệ thống cloud.
- Cấp quyền truy cập theo vai trò (quản lý, nhân viên, đối tác).
- Kiểm soát lịch sử chỉnh sửa và phiên bản tài liệu.
5. Theo dõi tiến độ thường xuyên bằng dashboard trực quan
Thay vì yêu cầu nhân viên báo cáo thủ công, hãy tận dụng phần mềm theo dõi tiến độ dự án để tự động cập nhật trạng thái.Các dashboard (bảng điều khiển) cung cấp:
- Tỷ lệ hoàn thành công việc.
- Danh sách công việc bị trễ hạn.
- Dòng thời gian (timeline) dự án.
6. Đánh giá sau dự án để cải thiện quy trình
Khi một dự án hoàn tất, đừng chỉ “đóng lại và chuyển sang cái mới”. Hãy dành thời gian đánh giá kết quả, so sánh kế hoạch với thực tế, và ghi nhận những bài học rút ra. Phần mềm quản lý công việc hiện nay thường có tính năng tổng hợp báo cáo dự án tự động, giúp bạn:- Xem lại hiệu suất từng nhân viên.
- Xác định các điểm nghẽn lặp lại.
- Đưa ra chiến lược cải tiến cho dự án sau.
Vì sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp?
Một phần mềm tốt không chỉ giúp theo dõi tiến độ, mà còn đóng vai trò là hệ thống quản trị công việc tổng thể – nơi mọi hoạt động, tài liệu và trách nhiệm được minh bạch, đồng bộ và dễ kiểm soát. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp tình trạng:- Quá nhiều dự án chạy song song.
- Thiếu báo cáo tổng hợp.
- Team mệt mỏi vì email, chat, file rải rác…
Tasken Project Management – Phần mềm quản lý dự án giúp doanh nghiệp thoát khỏi “quá tải công việc”
Tasken Project Management – Phần mềm quản lý dự án giúp doanh nghiệp thoát khỏi “quá tải công việc”
Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp tổ chức, theo dõi và quản lý toàn bộ dự án trên một nền tảng duy nhất. Với Tasken Project Mangement, bạn có thể:
- Tạo, phân công và theo dõi công việc chi tiết theo thời gian thực.
- Giám sát tiến độ dự án qua biểu đồ Gantt và dashboard trực quan.
- Quản lý hồ sơ dự án, tài liệu, hợp đồng ngay trong hệ thống.
- Phân quyền linh hoạt giúp bảo mật và minh bạch dữ liệu.
Kết luận
Quản lý dự án hiệu quả không chỉ nằm ở việc “làm nhanh hơn”, mà là làm thông minh hơn giúp giảm áp lực, tăng minh bạch và duy trì hiệu suất bền vững. Với phần mềm quản lý dự án phù hợp, doanh nghiệp có thể kiểm soát tiến độ, tối ưu nguồn lực và xây dựng văn hóa làm việc có tổ chức.
Bài viết liên quan
Phần mềm quản lý dự án là gìTiêu chí giúp lựa chọn phần mềm quản lý dự án tốt
